Custom rapportages maken

Laatst gewijzigd: 2016-07-08 10:13:51 +0200

Met de rapportage engine kun je jouw eigen rapportages samenstellen, opslaan en exporteren!

Wij hebben al wat standaard rapportages voor je klaargezet die je kunt filteren en sorteren. Zo kun je bijvoorbeeld de standaard rapportage gebruiken, waarin je kunt zien hoeveel verlopen, bijna verlopen of geldige certificaten een deelnemer heeft. Of je wilt van alle deelnemers zien hoe lang zij ingelogd zijn geweest afgelopen week; dit kan ook met een standaard rapportage.

Je kunt ook zelf rapportages samenstellen; dit is een geavanceerder stuk van de reporting engine. Je kunt zelf bepalen welke gegevens je daarvoor gebruikt, echter zijn er wel een paar typen rapportages waar je eerst uit zal moeten kiezen om te bepalen waarop de rapportage gebaseerd moet worden (Gebruikers, Resultaten, Certificaten). Denk bijvoorbeeld aan een rapportage die alle behaalde certificaten weergeeft van iedereen met de functie Project Manager in de uitvoering Communicatievaardigheden. Of een rapportage die de gemiddelde score op 5 verschillende toetsen toont van deelnemers die als locatie Noord-Holland hebben.
Hieronder leggen we je de 5 stappen om dit te bereiken uit.

1. Type selecteren

Hier selecteer je welke soort informatie je wilt gebruiken voor de rapportage, omdat niet alle gegevens gecombineerd kunnen worden. Gebruikers geeft toegang tot gebruikersgegevens, de rollen van de gebruiker en de sessiegegevens (bijvoorbeeld inlogtijden). Certificaten geeft toegang tot alle certificaten, inclusief datums en statussen, dit kan ook gecombineerd worden met gebruikersgegevens. Resultaten geeft toegang tot informatie over inschrijvingen, uitvoeringen, activiteiten, behaalde resultaten en ook de gebruikersgegevens.

2. Kolommen selecteren

Hier bepaal je welke informatie je wilt gebruiken voor het samenstellen van de rapportage. Als er achter één van de beschikbare soort gegevens een uitroepteken staat, kan de rapportage niet door een begeleider/mentor worden gedraaid. Dit geldt vooral voor gebruikersgegevens.

3. Rijen groeperen (optioneel)

Hier voeg je unieke informatie die op meerdere rijen voorkomt binnen een kolom (of combinatie van kolommen) samen op één rij. Je kunt kiezen uit welke kolom(men) je daar gegevens voor wilt gebruiken. In de andere kolommen blijven er dan gegevens over die niet zomaar met elkaar overeenkomen. Je kunt ervoor kiezen om dat niet te combineren, deze gegevens worden dan over meerdere kolommen verspreid. Je kunt er ook voor kiezen om die gegevens binnen één kolom te combineren. Als dit om getallen gaat, kun je ze bijvoorbeeld optellen of er een gemiddelde van tonen. Als het om tekst gaat, kan er bijvoorbeeld worden geteld hoeveel unieke gegevens er zijn, waar dan een aantal van wordt getoond. Je kunt er ook voor kiezen om gegevens juist te verbergen. In dat geval kun je ze nog wel gebruiken bij stap 4, maar worden ze niet in de rapportage zelf getoond.

4. Filteren (optioneel)

Hier kun je filters aangeven en bepalen welke zaken je wel of niet in de rapportage wil tonen. Wanneer je bij stap 1 voor Resultaten hebt gekozen, kun je hier ook alvast aangeven om welke uitvoeringen het gaat. Als je daar niets invult, krijg je die optie bij het uitvoeren van de rapportage zelf.

Je kunt meerdere filters toevoegen en bepalen of álle filters moeten worden toegepast of dat het er minstens één moet zijn.

5. Sorteren (optioneel)

Hier bepaal je de volgorde van de rijen aan de hand van de gegevens in een kolom. Er wordt eerst naar de primaire sortering gekeken (de bovenste optie) en daarbinnen wordt dan op de secundaire keuze (de onderste optie) gesorteerd.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.
Hoe kunnen we dit artikel verbeteren?